Version (007) – 13.11.2024 Doc Name : ROI Règlement Ordre Intérieur (007).docx
Approuvé par le Conseil d’Administration lors de la réunion du 13.12.2024
Section 1.01 Définition du Règlement d’Ordre Intérieur
Section 1.02 L’établissement et les modifications
Section 1.03 Règlements spécifiques
Article II. Des membres – Des adhésions
Section 2.01 Processus d’adhésion d’un nouveau membre
Section 3.03 Suspension ou modification des cotisations
Article IV. Engagements du membre
Article V. Vie privée, information personnelle, droit à l’mage
Section 5.02 Partage, réseaux sociaux, internet
Section 5.03 La communication du membre via les réseaux sociaux
Section 5.04 Email, newsletter
Section 5.05 Liste des membres et informations sensibles
Article VI. Respect et comportement
Article VII. Organisation d’activités
Article VIII. Organisation personnelle, promotion commerciale hors cadre
Article IX. Bénévolat, coopération et aspects financiers
Section 9.01 Coopération commerciale avec un membre
Article I. Généralité
Section 1.01 Définition du Règlement d’Ordre Intérieur
Par définition, le Règlement d’Ordre Intérieur précise les modalités pratiques d’application à tel ou tel sujet particulier, non reprises explicitement dans les statuts et/ou non imposées dans ces derniers, et qui nécessitent cependant de pouvoir être modifiées rapidement pour adapter les besoins de l’association à une situation qui évolue dans le temps.
Section 1.02 L’établissement et les modifications
L’établissement et les modifications du Règlement d’Ordre Intérieur ne requièrent, en conséquence et à l’inverse des statuts, ni la convocation d’une assemblée générale extraordinaire, ni l’obtention d’un quorum lors de l’assemblée générale, ni un vote à majorité spéciale en assemblée générale.
Le Règlement d’Ordre Intérieur est proposé et établi par le conseil d’administration. Il est approuvé par les associés du club à la majorité simple des voix. Il fait loi au sein de l’association au même titre que les statuts.
Section 1.03 Règlements spécifiques
Le conseil d’administration peut établir des règlements d’ordre intérieur thématiques/spécifiques qui précisent les modalités d’application spécifiques relatives par exemple :
- au fonctionnement interne du conseil d’administration ou de ses autres organes décisionnels tels que les regroupements de membres associés, …
- à l’organisation des réunions, rassemblement, rallyes/balades et minitrips (instructions aux organisateurs, …)
- au fonctionnement des groupes de travail (sponsoring, articles dérivés, ….)
- …
L’énumération précédente n’ayant aucun caractère exhaustif.
Ces règlements d’ordre intérieur spécifiques sont alors établis, modifiés et approuvés par le Conseil d’Administration. Ils ont également force de loi à l’intérieur des cellules ou groupes de personnes concernés.
Article II. Des membres – Des adhésions
Section 2.01 Processus d’adhésion d’un nouveau membre
On devient membre adhérent de l’association :
- en renvoyant complétée et signée une demande d’adhésion (disponible sur le site internet de l’association ou en format papier sur simple demande au Conseil d’Administration)
- en s’acquittant du montant correspondant à son adhésion (dans un délai d’une semaine)
- en acceptant les conditions d’adhésion qui consistent en :
- le remplissage complet du formulaire avec ses données personnelles
- la reconnaissance de la prise de connaissance des statuts
- la reconnaissance de la prise de connaissance du Règlement d’Ordre Intérieur
- la reconnaissance de l’abandon de recours
- la demande d’adhésion n’est prise en compte qu’après réception du montant
- le Conseil d’Administration débat et valide la demande lors de sa prochaine tenue
- le membre recevra dès lors les informations relatives aux activités futures du club et les codes d’accès aux applications et sites internet du club s’il y a lieu
- une carte de membre (non-nominative la première année) sera expédiée à l’adresse postale du nouveau membre
- Si le membre est refusé, il se verra remboursé par retour. Le Conseil d’Administration ne doit à aucun moment motiver sa décision
On devient dès lors membre effectif de l’association en application des Statuts, du Règlement d’Ordre Intérieur et du paiement intégral de sa cotisation.
Article III. Des cotisations.
Section 3.01 Montant
Les montants des différents types de cotisations sont déterminés par les statuts et par décision du Conseil d’Administration.
Section 3.02 Renouvellement
Le renouvellement des cotisations se fait pour le 1er janvier de chaque année. Le non-paiement de la cotisation entraîne la suspension d’office. Un retard de plus d’un mois dans le paiement de la cotisation entraîne, sans rappel, également la suspension d’office.
Section 3.03 Suspension ou modification des cotisations
Le Conseil d’Administration a pouvoir de suspendre ou modifier les conditions et montants des cotisations. Si tel est le cas, ces modifications s’appliquent de manière transparente et équitable à l’intégralité des membres effectifs sans exception.
Le Conseil d’Administration peut donc décider de suspendre le montant de la cotisation pour une durée fixée pour l’une ou l’autre raison valable.
Article IV. Engagements du membre
Tous les membres se doivent de :
- Promotionner et défendre l’image du club, par leur attitude et leur comportement
- ne pas dénigrer ou porter atteinte au club ou à ses membres, par leur conduite
- ne pas blesser autrui par leurs paroles ou leurs actes
- ne pas arborer d’insignes à caractère portant à confusion
- toujours, au cours des réunions, se conduire en « bon père de famille », veiller sur leurs enfants et ceux dont ils assument la responsabilité
- garder sous surveillance leurs animaux domestiques, en veillant particulièrement à ce qu’ils ne soient pas une gêne pour les autres participants
- se conformer aux statuts et au présent règlement.
Article V. Vie privée, information personnelle, droit à l’mage
Par définition, seul les membres du Conseil d’Administration ont accès aux données et coordonnées personnelles des membres. Le maximum est fait pour que ces données soient protégées et sous contrôle.
L’association prend également soin de respecter au mieux les règlementations au niveau GDPR, les données personnelles et l’image de ses membres.
Section 5.01 Droit à l’image
En adhérent à une association, le membre, par définition, accepte la vie publique de cette association et de ses membres.
Dès lors que toutes les activités et organisations du club sont considérées comme publiques, le membre peut être cité, énuméré et/ou photographié ; il en est de même pour le ou les véhicules participants ou non à l’activité incluant les plaques d’immatriculation, marques et signes. Le membre accepte unilatéralement l’utilisation de ces images et données.
Le membre peut à tout moment demander cependant une rectification, correction ou effacement d’une photo, publication ou information pouvant porter directement ou indirectement atteinte à son intégrité ou à sa vie privée. Dans certains cas, les frais, s’il y en a, seront cependant supportés par la partie demandeuse.
A aucun moment, le club, l’association, ses associés et les membres du Conseil d’Administration ne peut directement ou indirectement être tenus responsables des incidences et conséquences d’un abus du droit à l’image.
En adhérent à l’association, le membre accepte donc explicitement que son image puisse être utilisée, visualisée et partagée.
Section 5.02 Partage, réseaux sociaux, internet
De manière générale, l’association veillera à minimiser l’exposition, sur les réseaux sociaux ,de données ou marques telles que les plaques d’immatriculation, marques et modèles, …
Cependant, et comme expliqué dans le « Droit à l’image », le membre accepte par défaut que son image soit diffusée et ce également sur les réseaux sociaux ou toutes autres formes de publications.
A tout moment, le membre peut informer le Conseil d’Administration et demander une modification ou correction.
Section 5.03 La communication du membre via les réseaux sociaux
Le membre, à titre privé, peut également diffuser sur internet des images captées lors des activités du club. Cependant, il doit lui-même respecter les sections précédentes et doit unilatéralement s’engager à modifier ou corriger ses publications à la première demande du Conseil d’Administration.
Section 5.04 Email, newsletter
Le membre accepte, par son adhésion au club, de recevoir des emails et newsletters directement issus de l’association. Cette communication informe le membre des activités du club, de l’organisation, des plannings, du calendrier ainsi que les comptes rendus des activités, la promotion des activités et plus généralement de la vie sociale de l’association.
Le membre peut cependant demander à ne plus être informé par ces moyens de communication mais devra être conscient qu’il risque dès lors de ne pas recevoir toutes les informations sur la vie associative du club.
Une telle demande doit être faite au Conseil d’Administration par écrit.
Section 5.05 Liste des membres et informations sensibles
Comme expliqué précédemment, les données sensibles sont exclusivement à disposition du Conseil d’Administration. Cependant, dans certains cas exceptionnels et encadrés, quelques données peuvent ou doivent être transmises aux membres associés ou un tiers de confiance (organisateur/agence de voyage, …). Lorsque ces cas se présentent, ces personnes s’engagent à n’utiliser les données que pour la mission confiée et s’engagent également à effacer logiquement et physiquement ces données à la fin de leur mission.
L’utilisation non autorisée de ces informations sera sévèrement punie par l’association et des poursuites judiciaires seront systématiquement engagées si le Conseil d’Administration en juge la nécessite.
Article VI. Respect et comportement
Les membres de l’association ont pour devoir de respecter la nature et l’environnement. Ils se doivent de toujours faire preuve de courtoisie et de correction.
Article VII. Organisation d’activités
Les membres désireux d’organiser une réunion (ou concentration) ou un minitrip (ou activité) au nom de l’association (donc sous la tutelle du RAMCL) présenteront leur projet au Conseil d’Administration, qui délibérera sur la proposition et les autorisera ou non à organiser la réunion ou le minitrip concerné. Une fois autorisé, et les dates fixées, les membres organisateurs doivent se conformer aux instructions reprises dans les documents relatifs à l’organisation des réunions qui leur seront remis le Conseil d’Administration ou se conformer aux instructions orales ou écrites du Conseil d’Administration.
Ce membre « organisateur » pourra être suivi également par un Administrateur pour l’aider dans ses démarches
Article VIII. Organisation personnelle, promotion commerciale hors cadre
L’association porte une attention particulière au bien-être et au respect de ses membres.
En dehors des organisations officielles du club (activités, voyages, repas, réunions, …), les membres ne peuvent pas promouvoir ou organiser des réunions/événements/activités exclusivement avec les autres membres du club à titre personnel, professionnel ou pour le compte d’une tierce personne sans l’accord écrit du Conseil d’Administration.
Tous les membres se doivent de garder une stricte indépendance et neutralité entre leurs actions au sein du club et leur vie professionnelle, Les membres ne peuvent en aucun cas et sous aucun prétexte solliciter les participants à une réunion personnelle pour vendre des objets, tels que billets de tombola, calendriers, revues ou tout autre objet ou service pour leur propre compte
Les membres ne peuvent pas vendre ou promouvoir une activité extérieure au club sans l’accord écrit du comité.
Le club ne peut pas être considéré comme un réservoir à contacts ou une banque de données. Un membre mal intentionné pourrait surgir. Les membres doivent donc rester vigilants à cela et se doivent de remonter tout comportement jugés déplacés ou intrusifs.
Article IX. Bénévolat, coopération et aspects financiers
Section 9.01 Coopération commerciale avec un membre
Étant bénévoles, les membres ne peuvent retirer aucun bénéfice personnel de leurs activités au sein du club.
Cependant certaines situations peuvent se présenter aux organisateur d’activités.
Le Conseil d’Administration est totalement transparent et privilégiera bien entendu le potentiel et la male entrepreneuriale de ses propres membres avant de prospecter ou contracter des missions à des tiers.
Quelques exemples :
- un membre « restaurateur » qui met à disposition les services de son restaurant lors du passage de nos membres lors d’une ballade touristique
- Un membre « DJ ou animateur » qui fournit ses services durant une soirée du club
- Un membre « garagiste » qui met à disposition une remorque plateau ou un changement de pneus lors d’une activité circuit
- …
Toutes ces situations peuvent se présenter au club et le Conseil d’Administration sera transparent et équitable lors de ces missions. Le membre qui présente une offre de services sera challengé équitablement.
A cela s’ajoute aussi un membre qui « sponsorise » le club via sa société. Le membre tire ici profit direct de cette publicité. Donc dans ce cas précis, le comité autorise spécifiquement cette situation. Cependant, le membre ne peut en aucun cas importuner outre mesure les autres membres avec son activité professionnelle .
Article X. Adhésion externe
Les membres peuvent adhérer à plusieurs clubs ou associations de loisirs. Il n’y a aucune obligation d’exclusivité.
S’il occupe donc une position décisionnelle ou détient un mandat dans un autre club, le membre devra en informer au plus tôt et par écrit le Conseil d’Administration qui statuera sur la situation. S’il n’y a pas de conflit d’intérêt ou une autre atteinte au bon fonctionnement du RAMCL un accord sera trouvé, à défaut, son mandat ou sa position pourraient être révisés ou simplement révoqués unilatéralement par un vote du Conseil d’Administration.
Sauf décision contraire, ils conserveront leur qualité de membre du RAMCL.
Article XI. Des invités
Les membres du RAMCL peuvent occasionnellement inviter l’une ou l’autre de leurs connaissances à une concentration. Par exemple en remplacement de son conjoint.
Les invités acceptés à une concentration sont soumis au même règlement d’ordre intérieur que les membres et l’hôte répond de ses invités devant l’association
Article XII. Validité
Le présent ROI (Règlement d’Ordre Intérieur) est valable jusqu’à son remplacement par une version adaptée et corrigée.
La dernière version est toujours disponible en priorité sur simple demande au Conseil d’Administration ou sur le site internet du club. Le Conseil d’Administration n’a pas obligation d’informer chaque intervenant d’une nouvelle version ou mise à jour du ROI.